Sistema de gestión de activos

¿Qué es un Sistema de Gestión de Activos?

Un sistema de gestión de activos es un proceso utilizado por empresas y organizaciones para controlar y gestionar sus activos. Consiste en herramientas, técnicas y, a veces, programas informáticos que ayudan a alcanzar las políticas y objetivos de gestión de activos.

La gestión de los activos permite a las empresas maximizar el rendimiento de sus inversiones y minimizar las pérdidas. Los activos son elementos de valor de los que se beneficia una empresa o una organización. Mediante la gestión de activos, las partes interesadas pueden hacer un seguimiento del rendimiento y el estado general de sus activos y asegurarse de que se utilizan de forma eficiente a lo largo de su vida útil.

¿Cuáles son los objetivos de un sistema de gestión de activos?

Los objetivos de un sistema de gestión de activos varían según el sector o el tipo de empresa al que pertenezca una organización. Sin embargo, independientemente del sector, pueden alcanzarse mediante una planificación cuidadosa y estratégica. He aquí los objetivos comunes que se consiguen con un sistema de gestión de activos:

• Identifica y elimina los activos desaprovechados – La gestión de activos ayuda a minimizar las pérdidas identificando rápidamente los activos desaprovechados en toda la cadena de suministro y eliminándolos. Por «activos desaprovechados» se entienden los artículos cuyo valor y rendimiento disminuyen con el tiempo debido a su limitada vida útil. Un ejemplo de activos desaprovechados pueden ser los equipos informáticos, la maquinaria, los vehículos o cualquier activo vital para las operaciones empresariales.

• Mejorar la utilización de los activos – La gestión de activos permite a las organizaciones determinar el estado o condición de los activos. Esta valiosa información les ayuda a tomar decisiones empresariales que mejorarán la utilización y asignación de los activos, lo que, a su vez, prolongará aún más su vida útil y agilizará los procesos empresariales.

• Maximizar el rendimiento de la inversión – Cuando se logran los dos objetivos anteriores, en última instancia se consigue maximizar el rendimiento de la inversión. Las empresas u organizaciones pueden ahorrarse los costes que suelen suponer las reparaciones y la recompra de activos.

Otros objetivos que pueden alcanzarse con la gestión de activos se engloban en las siguientes categorías:

• Objetivos políticos – por ejemplo, mejorar la reputación de la organización en la comunidad cumpliendo las normas y reglamentos.

• Objetivos sociales – por ejemplo, proteger a las personas y las propiedades

• Objetivos tecnológicos – por ejemplo, equipar al personal con la tecnología adecuada

• Objetivos medioambientales – por ejemplo, reducir el consumo de energía

Cómo desarrollar un plan estratégico de gestión de activos

Un plan estratégico de gestión de activos describe las actividades específicas, los recursos y la programación necesarios para cumplir los objetivos de gestión de activos de la empresa. A continuación se indican los pasos que te ayudarán a desarrollar tu propio plan de gestión estratégica de activos para tu empresa:

1. Recopilar información En este paso, deben contabilizarse todos los activos propiedad de la organización. Esto implica recopilar información como el recuento total, la ubicación, el valor, la fecha de adquisición y el ciclo de vida previsto. También es importante calcular los costes del ciclo de vida de cada activo. Esta información será útil a la hora de determinar qué activos necesitan atención o ser retirados.

2. Establecer niveles de servicio Al establecer niveles de servicio, los servicios que prestan los activos se miden por su seguridad, fiabilidad, calidad, disponibilidad/accesibilidad, capacidad de respuesta, coste, sostenibilidad y efectos medioambientales. Esto permite a las organizaciones determinar el valor de cada activo y las actividades de funcionamiento, mantenimiento y renovación que lo mantendrán en buen estado.

3. Especificar cómo se gestionarán y operarán los activos Comprender el ciclo de vida de un activo y su gestión es un proceso clave para un plan de gestión de activos. Este paso resume las acciones planificadas que permitirán que los activos cumplan los niveles de servicio deseados de forma sostenible. Los siguientes subapartados deben determinarse en el plan estratégico de gestión de activos:

   • Información de fondo: proporciona información sobre los activos, como edad, tamaño, capacidad, rendimiento, estado actual y valor.

   • Plan de Gestión de Riesgos – Identifica los riesgos que podrían afectar a la prestación del servicio, las metas u objetivos afectados por el riesgo, el proceso de identificación de riesgos, la evaluación de riesgos y los planes de mitigación de riesgos.

   • Plan operativo – Proporciona procedimientos operativos definidos para cumplir los niveles de servicio requeridos.

   • Plan de mantenimiento de los equipos – Esboza las estrategias y métodos de mantenimiento definidos, y las previsiones de costes de mantenimiento previstos.

   • Plan de enajenación – Identifica las actividades asociadas a la enajenación de activos dados de baja. También incluye previsiones de flujo de caja de ingresos/gastos derivados de la enajenación de activos.

4. Establecer una estrategia financiera Este paso resume todas las necesidades financieras de las actividades mencionadas en los pasos anteriores. Una estrategia financiera debe incluir los gastos de capital y funcionamiento presupuestados históricos y futuros, y determinar las fuentes de financiación.

5. Crear un plan de mejora Un plan de mejora debe proporcionar iniciativas de mejora, responsabilidades, recursos y plazos. Disponer de un plan de mejora puede ayudar a la organización a supervisar y controlar las actividades de gestión de activos para garantizar que se aplican buenas prácticas de gestión de activos y que el proceso general sigue por buen camino.

¿Qué es la Gestión del Inventario de Activos?

La gestión del inventario de activos es un componente clave de un sistema de gestión de activos. Se centra en el estado individual y el rendimiento de los activos para ayudar a las empresas a asignarlos y utilizarlos adecuadamente.

Como parte del plan estratégico de gestión de activos anterior, la gestión del inventario de activos se ocupa de determinar lo siguiente:

• Información de fondo – el recuento total del activo, la fecha en que se adquirió, cuánto tiempo se espera que dure, su rendimiento hasta ahora y su estado y valor actuales

• Plan de mantenimiento del equipo – la estrategia de mantenimiento para este activo concreto, cómo llevarla a cabo y el posible coste de mantenimiento del activo

• Plan de eliminación – cómo eliminar un activo que ya no es útil y cuánto costará la eliminación de este activo

Gestión de Inventarios VS Gestión de Inventarios de Activos

Tanto la gestión de inventarios como la gestión de inventarios de activos realizan un seguimiento de los bienes de una empresa. Aunque los dos procesos son muy similares, tienen algunas diferencias.

La Gestión de existencias se centra en el seguimiento de los artículos que la empresa vende o utiliza para obtener beneficios. Por su parte, la gestión del inventario de activos se centra en el seguimiento de los equipos y suministros que una empresa utiliza para sus operaciones diarias. Por ejemplo, el inventario de una tienda de comestibles son los productos que vende, mientras que los activos se refieren a equipos como cajas registradoras y escáneres de códigos de barras.

Para ilustrar mejor las diferencias entre la gestión de inventarios y la gestión de inventarios de activos, he aquí una tabla comparativa de ambos procesos:

5 consejos para realizar un inventario de activos

Los cinco consejos más importantes para realizar el inventario de bienes son los siguientes:

1. Establecer el seguimiento y control de activos

Uno de los procesos fundamentales de la gestión del inventario de activos es el seguimiento y la supervisión de los activos. Controlar los distintos activos permite a las empresas realizar un inventario de activos más organizado y completo. Controla y realiza un seguimiento de los activos para garantizar que los problemas con los activos se descubran y resuelvan más rápidamente. Esto también ayuda a evitar que los activos se eliminen antes de lo previsto.

Aunque la mayoría de las empresas ya disponen de un sistema de seguimiento de activos, algunas pueden cometer el error de realizar un inventario de activos sin establecer primero el seguimiento y la supervisión de los mismos. Si las empresas no saben que un activo existe, no podrán incluirlo en ninguno de los inventarios de activos necesarios. De ahí que deba darse prioridad al etiquetado de activos.

2. Organiza los activos en categorías

Una vez que se ha establecido un sistema de seguimiento de activos y la empresa tiene una lista completa de todos sus activos, el siguiente paso es organizarlos en categorías. Esto no sólo facilita mucho la gestión de activos en general, sino que también ayuda a definir el alcance del inventario de activos. En lugar de realizar un inventario de activos completo, las empresas pueden optar por realizar el inventario de activos por fases. Por ejemplo, el inventario de activos de este mes es para los activos de la Categoría A, mientras que el inventario de activos del mes siguiente es para los activos de la Categoría B.

3. Establece los detalles finales

Después de organizar los activos en categorías y decidir en qué categoría centrarse para este inventario de activos, las empresas pueden fijar la fecha y la hora en que se realizará el inventario de activos.

Otros detalles que deben discutirse entre los directivos es la logística. Determinados tipos de activos pueden necesitar una preparación adicional o un equipo especial (por ejemplo, vehículos para transportar los activos o el equipo responsable del inventario de activos hasta el lugar donde se encuentran los activos).

4. Lista de activos y su estado

Aunque cada empresa tiene distintos tipos de activos, una regla general que puede aplicarse al describir el estado de los activos -una vez hecho el inventario físico- es indicar si el activo es utilizable o no. Las empresas también pueden añadir las siguientes preguntas para aclarar aún más el estado y el rendimiento del activo:

• Si el bien es utilizable, ¿cuánto tiempo pasará hasta que sea inutilizable?

• Si el bien es utilizable, ¿qué se puede hacer para garantizar que siga siéndolo?

• Si el activo no es utilizable, ¿se debe al tiempo transcurrido o a la falta de mantenimiento?

• Si el bien no es utilizable, ¿qué se puede hacer para que lo sea?

• Si el bien no puede recuperarse, ¿qué medidas deben tomarse para garantizar que los bienes del mismo tipo no acaben así?

5. Almacenar datos para futuros inventarios de activos

Después de enumerar los activos y su estado, es importante almacenar estos datos en un lugar seguro, preferiblemente digital. Aunque guardar hojas de inventario de activos en papel en un archivador puede funcionar temporalmente, tiene muchos inconvenientes a largo plazo. Con una base de datos digital, las empresas pueden acceder fácilmente al inventario de activos anterior y utilizarlo como plantilla para el siguiente.

Utilizar la tecnología actual para la gestión de activos

En la gestión de activos ocurren muchas cosas, tantas que el flujo de trabajo manual tradicional se vuelve tedioso e ineficaz. A una organización que posee un gran número de activos seguramente le resultará difícil controlar y utilizar sus activos. Afortunadamente, vivimos en la era digital, donde la mayoría de los procesos empresariales pueden automatizarse para ayudar a las organizaciones a ser ágiles.

Listas de control de la gestión de activos

Las listas de comprobación siempre han sido una gran herramienta para organizar tareas y hacer las cosas. Pero, en última instancia, también pueden utilizarse para recopilar datos precisos. Las empresas de distintos sectores están utilizando mucho las listas de comprobación digitales para diversos usos, como auditorías e inspecciones. Esto les permite recopilar fácilmente datos precisos de equipos de múltiples centros, en lugar de las listas de comprobación y los formularios en papel, que a menudo se pierden.

Las listas de comprobación digitales también pueden ser una gran herramienta para la gestión de activos. Puede registrar y supervisar los activos de una organización en múltiples sedes. A modo de ejemplo, aquí tienes dos listas de comprobación que pueden servir de apoyo a las actividades de gestión de activos:

Plantilla de auditoría de activos fijos

Esta plantilla de auditoría de activos fijos puede utilizarse para llevar un registro de los activos fijos. Esta plantilla puede ayudar a las organizaciones a capacitar a su personal para recopilar información detallada y precisa sobre los activos.

Lista de comprobación de la auditoría de activos fijos

Lista de comprobación de la auditoría de activos fijos | Mitti (by SafetyCulture)

Lista de control del inventario general

Esta lista de control de inventario general puede utilizarse para registrar diversos tipos de activos propiedad de una organización. Puede recoger información sobre los activos, como su estado, cantidad y valor neto.