¿Qué es y para qué sirve la trazabilidad en una empresa?
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En el complejo mundo empresarial actual, donde todas las industrias están inevitablemente interrelacionadas, el concepto de trazabilidad ha tomado cada vez más importancia. No importa el tamaño de la empresa, o la naturaleza de su actividad comercial, los procesos regulatorios exigen un mayor empeño a cada actor a crear procesos de trazabilidad cada vez más eficientes y que permitan una mayor modularidad.
Esto permite a todos los actores relevantes tomar medidas inmediatas en caso de presentarse algún problema a cualquier nivel de la cadena de suministros. Por ello, la trazabilidad como método ha estado ganando cada vez más fuerza entre aquellos que se especializan en administración de empresa, seguridad, higiene, y control de calidad.
Pero ¿qué es la trazabilidad en una empresa?
En ambientes productivos, la trazabilidad es la habilidad que tiene una organización de identificar, rastrear, y ubicar el origen de cualquier producto o componente a lo largo de la cadena productiva.
Hoy en día, es imperativo tener sistemas de trazabilidad en pie debido al ambiente regulatorio que cobra cada vez más un carácter supranacional. Incluso si la localidad donde opera nuestra empresa no exige ningún parámetro de trazabilidad, tanto nuestros proveedores, como los destinatarios de nuestros productos, se encuentran obligados a exigir estándares de trazabilidad en todos los niveles de la cadena productiva.
Los procesos de especialización de cada eslabón en la cadena de producción, han hecho que casi todo bien finalizado sea producto de la colaboración de fuerzas productivas ubicadas en varios lugares de nuestra geografía.
Por ejemplo: para fabricar un lápiz, se necesita grafito, madera, metal, y goma. Materias primas extraídas por industrias completamente distintas, y todas sometidas a procesos industriales masivos antes de llegar al centro de manufactura de lápices. En caso de ocurrir alguna falla en el producto final, la trazabilidad permite identificar el componente defectuoso, ubicar su origen, y tomar las medidas correctivas necesarias para garantizar la calidad del producto final.
El ejemplo puede parecer crudo, pero aplica a muchas industrias de la actualidad. No es raro que un fabricante de automóviles llame a revisión cientos de miles de vehículos tras haber identificado y rastreado una falla importante en sus modelos. Esto ha evitado incidentes lamentables y costosas batallas legales, a la vez que proporciona a la empresa la habilidad de implementar mejoras en sus procesos que se proyectan al futuro.
Podríamos también citar ejemplos de farmacéuticas, productoras de alimentos o de componentes para la industria agropecuaria. Pero lo importante es comprender la importancia de la trazabilidad.
Algunas organizaciones podrían ver la implementación de la trazabilidad como un coste administrativo adicional. Sin embargo, la mayoría ya dispone de algún sistema de seguimiento básico que podría ser robustecido de manera sencilla sin representar una inversión importante de recursos u horas laborales. De manera interesante, la trazabilidad tiende a proporcionar beneficios tangibles inmediatos cuando se aplica de manera correcta y oportuna.
Debido a la naturaleza de los procesos de trazabilidad y su dependencia en grandes cantidades de datos, estos pueden ser usados como parte de la implementación de indicadores de productividad de la organización. De esta manera, se convierte en una herramienta eficaz para la detección de problemas con productos o procesos y su mejora inmediata y continua.
La información obtenida durante la implementación de los procesos de trazabilidad permite detectar nodos críticos en nuestros procesos donde se puedan aplicar mejoras que eleven la eficiencia y la utilización de recursos humanos y materiales.
Al tener un mayor control sobre el origen y destino de cada uno de los componentes relevantes en cada proceso, se incrementa nuestra habilidad para responder ante nuestros proveedores y clientes con mayor seguridad y confianza en nuestros procesos internos.
Muchas veces, la reputación de nuestra marca se ve afectada por problemas ocasionados por el producto final. Tener un sistema eficiente de trazabilidad nos permite como organización hacer un seguimiento retroactivo de cada producto hasta localizar el componente y su proveedor original. Esto no sólo ayuda a probar inocencia en caso de contaminación o mal funcionamiento de un producto, sino que elimina cualquier acusación de mala praxis al mostrar que nuestra empresa es totalmente transparente en todos sus procesos.
Al tener en pie un proceso de trazabilidad eficiente y automatizado, se puede también ejecutar un seguimiento de la trayectoria de cada lote enviado, en caso que se necesite llamar a revisión de manera oportuna y transparente.
Un sistema de trazabilidad necesariamente establece canales claros de comunicación interna entre departamentos, procesos, y entidades colaboradoras. También fomenta la transparencia en organizaciones que requieren lazos de comunicación constante con sus comunidades y stakeholders.
Lo primero que hay que tener en cuenta es la naturaleza de cada proceso que se lleva a cabo dentro de la organización. De esta manera, se pueden responder preguntas objetivas acerca de los elementos relevantes de cada operación. Como ejemplo, siempre es bueno indicar la procedencia y destino de cada componente o ingrediente, los participantes en cada eslabón de la cadena de suministro, el estado del equipo y las herramientas usadas, y el tiempo que toma cada parte del proceso.
A modo de recomendación, se sugiere apegarse a los estándares internacionales de identificación para cada producto y componente a fin de facilitar su posterior seguimiento.
Se deben establecer puntos de control donde se recabe información periódica. De esta manera, es más fácil articular la recolección de datos, y garantizar la modularidad en caso de encontrarse un error que requiera un paro en la producción.
Gracias a los avances tecnológicos, tanto en los instrumentos de recolección de datos, como en la automatización y sistematización de la información, la trazabilidad es hoy en día más fácil de implementar que nunca.
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