Conozca qué es la ejecución de proyectos, las ventajas de agilizar esta fase, su proceso, los retos asociados a ella y cómo una plataforma de operaciones puede ayudarle a ejecutar los proyectos con eficacia.
La ejecución de un proyecto es el tercer paso en el sistema holístico de gestión de proyectos. En esta fase, el proyecto se desglosa en hitos, tareas y actividades más pequeñas y manejables, que luego se asignan a los miembros del equipo. Estos miembros se encargan de realizar el trabajo y colaborar para alcanzar los objetivos finales del proyecto. En pocas palabras, es en esta fase donde se lleva a cabo el trabajo real. Posteriormente, se procede con las fases de seguimiento, control y cierre del proyecto.
En la construcción, un Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) actúa como el documento fundamental que describe las estrategias y métodos para la ejecución y seguimiento del proyecto, según el Departamento de Energía de Estados Unidos. Por ello, contratistas, directores de obra y trabajadores de la construcción consideran este documento esencial para mantenerse enfocados durante la fase de ejecución del proyecto y para aplicar con éxito las directrices establecidas.
Según el Project Management Institute (PMI), un sistema de gestión de proyectos consta de 5 etapas principales: inicio del proyecto, planificación del proyecto, ejecución del proyecto, seguimiento y control del proyecto, y cierre del proyecto. Dado que la ejecución del proyecto se sitúa en el centro del proceso, la presencia de una estrategia eficaz de ejecución del proyecto es clave para que los equipos del proyecto puedan cumplir sus tareas según lo previsto y dentro del calendario establecido.
Por lo tanto, un sistema mejorado en toda la fase de ejecución del proyecto ayuda a su equipo a conseguir las siguientes ventajas y más:
Mejora de la productividad del equipo, lo que puede llevar a que el proyecto se complete a tiempo y de acuerdo con el presupuesto.
Cultura orientada al trabajo en equipo, que contribuye a aumentar la productividad general y la eficacia laboral.
Maximización de los recursos, clave para respetar el presupuesto y el calendario estimados del proyecto.
Mayor satisfacción del cliente, lo que contribuye a alcanzar uno de los objetivos finales del proyecto.
Además, el uso de una lista de comprobación para la ejecución de proyectos también permite agilizar el proceso de delegación, ejecución y supervisión de tareas y plazos, de modo que todo el mundo esté informado y a bordo del proyecto.
7 pasos para la ejecución de un proyecto | Mitti (by SafetyCulture)
Básicamente, los resultados esperados de esta etapa incluyen estos puntos:
Ejecución del alcance del proyecto
Gestión eficaz de equipos
Cambios, acciones correctivas y recomendaciones de mejora continua
Comunicación periódica con las partes interesadas
Documentación sobre los hitos del proyecto
Programación y realización de revisiones de la situación y reuniones de progreso
Documentación sobre cambios en el plan del proyecto
Para que el equipo del proyecto obtenga estos resultados, los siguientes pasos de ejecución del proyecto deben guiar la correcta implementación de esta fase del proyecto:
Basándose en su plan de proyecto, ahora deben crearse tareas específicas. Deben ser más pequeños, accionables y claramente definidos. En caso necesario, también puede dividir las tareas del proyecto en subtareas para racionalizar aún más los entregables y la forma en que se asignarán a cada propietario de tarea.
Cada tarea debe tener fechas de inicio y finalización fijas, lo suficientemente realistas como para ser alcanzables. Esto también ayuda a orientar a cada propietario de tarea sobre cuándo debe completar sus tareas para evitar retrasos o bloqueos en todo el proyecto. También ayuda a fijar prioridades y establecer dependencias entre tareas para que todo el mundo esté alineado.
Ahora que las tareas están bien definidas y priorizadas, los respectivos miembros del equipo deben asumir sus responsabilidades. Según lo previsto, asegúrese de que las principales partes interesadas y los propietarios del proyecto estén informados de las tareas que se espera que se lleven a cabo. También hay que proporcionar los recursos necesarios para que los miembros del equipo ejecuten sus tareas con eficacia.
Dependiendo de la naturaleza del proyecto y de las tareas que conlleve, el progreso debe comprobarse con regularidad, ya sea diaria, semanal, quincenal, mensual o trimestralmente. Generar informes de progreso puede ayudar a visualizar y seguir los avances del proyecto y a detectar cualquier problema que deba resolverse.
Aparte de eso, fomentar (o incluso exigir) los controles periódicos para obtener actualizaciones es también imprescindible para garantizar que todo el mundo esté informado del estado de ejecución del proyecto.
Es importante identificar los canales o enfoques de comunicación más adecuados para mantener a todo el mundo informado. Para cualquier tipo de comunicación, deben asignarse canales específicos para su correcta difusión.
Además, es crucial mantener reuniones periódicas y actualizaciones en tiempo real, sobre todo para el gestor del proyecto, que es quien supervisa la ejecución general de las tareas cotidianas.
Las partes interesadas del proyecto deben tener visibilidad de los datos relevantes, actualizaciones y otras formas de información críticas para la ejecución del proyecto. Esto debe verse como una forma de que todos los implicados sigan comprometidos y sientan que sus contribuciones repercuten en el éxito del proyecto.
Para adaptarse mejor al plan del proyecto, puede ser inevitable introducir cambios durante la fase de ejecución. Si las partes interesadas tienen requisitos adicionales, los miembros del equipo identifican tareas adicionales que deben completarse, etc., es importante introducir cierta flexibilidad en esta fase para programar y tener en cuenta estos cambios de forma eficaz.
Para ello, el director del proyecto debe asegurarse de que todos entienden los cambios necesarios y supervisar cómo se asignarán a los miembros del equipo. A continuación, hay que fijar plazos realistas y mantener a todo el mundo al corriente.
He aquí algunos ejemplos de retos que los equipos de proyecto pueden encontrar en cada aspecto de la fase de ejecución del proyecto:
Estrategia: cuando hay lagunas en la ejecución, es decir, cuando la visión o el plan del proyecto no se ajustan exactamente a la realidad de la ejecución diaria del proyecto.
Personas: cuando hay falta de liderazgo y responsabilidad, lo que puede poner en peligro el calendario del proyecto y/o su calidad.
Comunicación: cuando las personas implicadas no están lo suficientemente comprometidas y capacitadas para informar de los avances y comunicar sus preocupaciones o bloqueos.
Plausiblemente, la ejecución del proyecto es la fase más importante del ciclo de vida global del proyecto, ya que ocupa la mayor cantidad de tiempo y suele ser la fase en la que surgen más problemas. Disponer de las herramientas adecuadas es imprescindible para ayudar a los equipos de proyecto a llevar a cabo con eficacia las técnicas de ejecución de proyectos hacia el éxito.
Mitti (by SafetyCulture) es una plataforma unificada de operaciones diseñada para ayudar a los equipos de proyecto a planificar, ejecutar y cerrar cuidadosamente los proyectos agilizando las tareas manuales, haciendo más eficientes los procesos con la automatización y garantizando la mejora de la comunicación en el lugar de trabajo. Utilice Mitti (by SafetyCulture) como software de ejecución de proyectos para poder hacer lo siguiente y mucho más:
Descargue, utilice y personalice su propia plantilla de plan de ejecución de proyectos y otras plantillas de gestión de proyectos.
Asigne acciones y cree flujos de trabajo durante la fase de ejecución del proyecto para poder fomentar y promover la responsabilidad individual y del equipo.
Obtenga visibilidad del estado del proyecto descubriendo información y datos mediante el panel de control Analytics, que le ayudará a detectar tendencias y problemas recurrentes para tomar decisiones con conocimiento de causa.
Conéctese con los miembros de su equipo y las principales partes interesadas mediante Heads Up y difunda actualizaciones, directrices y otros detalles relevantes sobre el proyecto.
Genere informes de inspecciones y auditorías que pueden exportarse y compartirse en varios formatos, como enlace web, PDF, Word o CSV.
Integre sus otras herramientas de gestión de proyectos para lograr la máxima eficacia.
También puede descargar estas listas de comprobación y plantillas relacionadas que puede utilizar para complementar sus esfuerzos de ejecución de proyectos:
