Aprenda qué es la iniciación de proyectos, en qué se diferencia de la planificación de proyectos, su importancia, sus pasos y cómo iniciar un proyecto sin problemas utilizando una herramienta innovadora.
El inicio de un proyecto es la primera fase del sistema de gestión de proyectos en la que se reconoce un nuevo proyecto, se establece su necesidad y se identifica su valor empresarial. Estos resultados se utilizan para obtener la aprobación de las principales partes interesadas y dar el visto bueno a la puesta en marcha del proyecto. Tras esta fase, el proceso pasa por los siguientes pasos: planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.
Dado que el inicio de un proyecto es la primera fase, muchos confunden su diferencia con la planificación del proyecto. Es importante recordar que la iniciación del proyecto es lo primero, porque incluso antes de que un proyecto pase por la fase de planificación, una organización debe establecer su valor empresarial antes de reunir los recursos, el personal y otros requisitos para una ejecución satisfactoria del proyecto.
Aparte del hecho de que el inicio de un proyecto es el primer paso en el sistema de gestión de proyectos según el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI)Esta fase es clave para garantizar que una idea o proyecto pueda realmente aportar valor añadido a los objetivos de la organización, así como a sus metas para satisfacer las necesidades de los clientes, antes incluso de proceder a su planificación. Dado que el objetivo de la iniciación del proyecto es crear un enfoque estructurado para establecer el argumento comercial del proyecto, es esencial llevar a cabo esta etapa para que las partes interesadas participen en el proceso desde el principio y mejoren la ejecución general del proyecto paso a paso.
El proceso de inicio de un proyecto puede variar ligeramente de una organización a otra en función de su sector o tipo de empresa. No obstante, puede considerar la posibilidad de seguir estos 6 pasos habituales para iniciar un proyecto:
6 pasos para iniciar un proyecto | Mitti (by SafetyCulture)
En este paso usted y su equipo determinan por qué es necesario iniciar o completar el proyecto y cómo puede beneficiar a la organización. Un caso empresarial justifica por qué debe emprenderse o lanzarse un proyecto y proporciona una evaluación concreta del coste, los riesgos y los beneficios asociados al proyecto.
Como parte de la lista de comprobación para la iniciación de un proyecto, un caso empresarial debe contar con elementos importantes, entre los que se incluyen los siguientes, tal y como indica la Universidad James Cook de Australia:
Resumen ejecutivo
Información general
Definición del proyecto
Requisitos de la empresa
Presentación y evaluación de las opciones
Alineación estratégica
Ventajas y riesgos
Plan de ejecución del proyecto
Análisis financiero
Recursos necesarios
Autorizaciones
Apéndices
Eche un vistazo a estas listas de comprobación y plantillas listas para usar que le ayudarán a desarrollar y analizar su caso de negocio:
Uno de los principales productos de la fase inicial de un proyecto es un estudio o documento de viabilidad. Una vez que la alta dirección o gerencia de su organización ha aprobado el argumento comercial del proyecto, el siguiente paso es estudiar si el proyecto puede tener éxito.
En este paso es crucial que tengas en cuenta factores como la disponibilidad de recursos (o la falta de ellos), la capacidad de tu organización para llevar a cabo el proyecto y los costes asociados al mismo.
Considerada el resultado más importante de la iniciación de un proyecto, una carta de proyecto pretende ayudarle a profundizar en el proyecto respondiendo a las siguientes preguntas:
¿Cómo? – Tiene por objeto describir el alcance y los objetivos del proyecto
¿A quién? – Describe a los miembros del equipo, las partes interesadas y los clientes que participarán en el proyecto o se verán afectados por él.
¿Cuándo? – Establece el calendario ideal del proyecto
Utilizar una plantilla de carta de proyecto puede ayudarle a agilizar eficazmente el proceso de redacción de la carta de proyecto. La plantilla debe incluir las siguientes secciones y detalles:
Portada
Objetivos del proyecto
Entregables
Definición del ámbito de aplicación
Hitos del proyecto
Supuestos, limitaciones y dependencias
Documentos relacionados
Autorización y aprobación de proyectos
Asegurarse de que todos los implicados directa o indirectamente participan en la fase de inicio del proyecto ayuda a mantenerlos informados sobre el valor y los resultados del proyecto. Aparte de eso, esto también puede contribuir a que el equipo esté mejor alineado con los objetivos del proyecto y pueda avanzar en una dirección cohesionada.
Uno (un individuo o un equipo) debe encargarse de supervisar el proyecto. Esta persona o grupo de personas debe identificarse durante el inicio del proyecto.
Un buen ejemplo de documentación de inicio de proyecto que puede necesitar para este paso es la carta del proyecto, en la que se describen varios elementos y detalles del proyecto. De este modo, le resultará más fácil identificar y designar a las personas adecuadas para llevar a cabo eficazmente cada aspecto del proyecto en función de sus competencias y conocimientos.
Antes de finalizar el documento de inicio del proyecto, es crucial revisarlo detalladamente para identificar posibles oportunidades de introducir cambios o mejoras. Estos ajustes pueden fortalecer aún más la justificación para la ejecución del proyecto, destacando claramente los recursos necesarios y asegurando que todas las bases estén cubiertas para llevarlo a cabo con éxito. Este proceso de revisión no solo garantiza la alineación total entre los objetivos del proyecto y las capacidades disponibles, sino que también prepara adecuadamente el terreno para un inicio efectivo y eficiente de las actividades planificadas.
Dado que la gestión de proyectos en su conjunto es una tarea compleja, toda automatización, optimización y mejora del proceso global es necesaria y beneficiosa para la eficacia. El uso de herramientas digitales como Mitti (by SafetyCulture) ayuda a los gestores de proyectos, líderes, miembros del equipo y otras partes interesadas a hacerse cargo de su responsabilidad y propiedad de tareas en una plataforma de operaciones.
Mitti (by SafetyCulture), con sus características fáciles de usar y su rica funcionalidad, pretende ayudarle a hacer lo siguiente y más:
Descargue, utilice y personalice su propia plantilla de documento de inicio de proyecto y otras plantillas de gestión de proyectos que le permitirán documentar todos los detalles o consideraciones importantes durante la fase de inicio.
Asigne acciones y cree flujos de trabajo durante la fase de inicio del proyecto para garantizar que todas las partes interesadas clave cumplen con su parte para justificar la necesidad del proyecto y obtener la aprobación o el compromiso del equipo directivo.
Identifique y aborde de forma proactiva los cuellos de botella y los problemas durante la fase de inicio del proyecto para evitar retrasos y falta de comunicación cuando el proyecto esté listo para su ejecución.
Aproveche al máximo las funcionalidades de Heads Up para mantener a todo el mundo al tanto de las últimas actualizaciones, los cambios recientes y los informes de progreso sobre el proyecto.
Puntos de referencia y datos sobre el estado y las tendencias de su proyecto que son relevantes para el progreso general.
Genere informes de inspecciones y auditorías que pueden exportarse y compartirse en varios formatos, como enlace web, PDF, Word o CSV.
Integre sus otras herramientas de gestión de proyectos para garantizar una ejecución holística de las tareas y los resultados del día a día.
