Comprender la gestión de riesgos en proyectos

¿Qué es la gestión de riesgos en los proyectos?

La gestión de riesgos del proyecto identifica, evalúa y controla los riesgos potenciales. Es una práctica continua que ayuda a evitar que los imprevistos o contratiempos perjudiquen o hagan descarrilar el proyecto. El objetivo es saber qué riesgos pueden surgir en las distintas fases del proyecto y cómo contrarrestarlos en caso de que se produzcan. Unas buenas técnicas de gestión de riesgos pueden ayudar a completar los proyectos a tiempo, reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente evitando los problemas antes de que causen trastornos a gran escala.

¿Quién lleva a cabo la gestión de riesgos en proyectos?

La gestión de riesgos de los proyectos es coherente en todos ellos, pero puede cambiar en función del tamaño y el tipo de proyecto, ya que se necesitan estrategias diferentes. Pero los jefes de proyecto supervisan periódicamente la gestión de riesgos durante un proyecto para garantizar su finalización con éxito.

Es esencial dedicar una atención especial a gestionar y minimizar los riesgos de los grandes proyectos. Por el contrario, elaborar una lista ordenada de las prioridades de riesgo alto, medio y bajo es suficiente para proyectos más pequeños.

¿Cómo identificar los riesgos de un proyecto?

Los riesgos pueden identificarse mediante diversas técnicas. Por ejemplo, los jefes de proyecto podrían utilizar una combinación de estos métodos, como revisar una lista de comprobación en una de sus reuniones habituales y repasar las hipótesis en otra reunión. A continuación se exponen algunas de las técnicas habituales de identificación de riesgos:

• Entrevistas

• Lluvia de ideas

• Listas de control

• Análisis de supuestos

• Diagramas de causa y efecto

• Técnica de Grupo Nominal (TGN)

• Diagrama de afinidad

Tipos comunes de riesgos en proyectos

Para minimizar los posibles riesgos de su proyecto, debe empezar por identificar correctamente lo que podría salir mal. Conocer los detalles hace que este proceso sea mucho más llevadero. De ahí que todo plan de gestión de riesgos deba tener en cuenta estos factores.

Riesgos para el medio ambiente, la seguridad y la salud

Algunos ejemplos son las condiciones meteorológicas actuales, los mercados bursátiles, etc. Dado el riesgo de que se produzcan con mayor frecuencia fenómenos meteorológicos extremos debido al calentamiento global, es esencial contar con esta evaluación de riesgos a la hora de planificar proyectos de construcción a gran escala. También es necesario tener en cuenta las posibles repercusiones en la cadena de suministro y las fábricas.

Riesgos estratégicos o competitivos

Cualquier decisión empresarial importante puede entrañar un riesgo estratégico y dar lugar a un resultado desfavorable. Aunque haya tomado la decisión correcta basándose en toda la información disponible, las cosas pueden salir mal. Por ejemplo, un competidor podría lanzar un producto similar antes incluso de que su proyecto haya avanzado tras decidir desarrollar un nuevo producto.

Riesgos de programación y costes

Si ha contratado servicios o alquilado equipos, los costes pueden dispararse si el proyecto no sale según lo previsto. Desde luego, no querrá estar en un aparcamiento vacío lleno de equipos caros por los que debe pagar a diario.

Riesgos de terceros

Trabajar con socios como empresas de software como servicio (SaaS), proveedores o empresas de logística conlleva ciertos riesgos. Por ejemplo, los datos de las tarjetas de crédito de los clientes de un procesador de pagos pueden verse comprometidos por un pirateo informático. Un fallo en el centro de datos de una empresa de alojamiento, por ejemplo debido a un corte de electricidad, también podría hacer que su sitio web estuviera fuera de línea durante horas.

Pérdida de apoyo

Los proyectos y organizaciones financiados principalmente por unas pocas fuentes externas pueden ser propensos a perder apoyo. Si su patrocinador principal o cliente VIP deja de financiar repentinamente, podría dejar a su proyecto sin el apoyo financiero necesario para seguir adelante.

Para garantizar la continuidad de empresas importantes que repercuten seriamente en el éxito futuro de su empresa, busque otros posibles financiadores por si acaso se produce una ruptura inesperada en las relaciones con los patrocinadores actuales.

Consejos para reducir y gestionar los riesgos

Crear un plan de gestión de riesgos

Su plan de gestión de riesgos debe definir su método de evaluación y organización de riesgos, junto con la tolerancia al riesgo de su equipo, los planes de respuesta, las estrategias de comunicación, etc. Crear un plan de este tipo requiere dedicación y trabajo duro, pero el tiempo invertido en la fase de planificación puede merecer la pena, ya que proporciona un marco que ayudará a dirigir el proyecto durante la ejecución.

Mantener actualizado el registro de riesgos

La gestión de riesgos implica mantener un registro de riesgos o también llamada matriz de riesgos. Puede ser independiente o incorporarse al plan de gestión de riesgos.

Mantener este documento actualizado es vital para asegurarse de tener siempre una visión precisa de los posibles problemas que puedan surgir. Como esta información se actualiza continuamente y es accesible a los interesados, todos pueden conocer el estado actual del proyecto.

Comprender el evento de riesgo

Demasiado a menudo, las personas calculan mal el riesgo sólo por sus posibles resultados, en lugar de por el acontecimiento de riesgo real. Por ejemplo, «incumplir un plazo» se considera un riesgo del proyecto sin entender que no es el riesgo, sino sólo una consecuencia.

Para evaluar y gestionar adecuadamente los riesgos asociados a sus proyectos o tareas, considere la posibilidad de utilizar este formato: Si ocurre X, puede desencadenarse Y, lo que causará un impacto Z. Utilizar este método le ayuda a reconocer dónde reside el peligro y cuál es la mejor manera de abordarlo eficazmente.

Sea proactivo en lugar de reactivo

Anticiparse a los riesgos y tomar medidas proactivas para mitigarlos es esencial para cualquier proyecto. La fase inicial de gestión de riesgos de un proyecto le permitirá prepararse mejor para imprevistos. Analizando a fondo cada riesgo potencial, puede aplicar medidas preventivas que reduzcan sus posibilidades de verse sorprendido y tener que reaccionar precipitadamente.

Desarrolle su capacidad de gestión en proyectos

La gestión de riesgos consiste en gestionar personas y recursos. Siempre debe esforzarse por dominar sus habilidades de gestión de proyectos para ayudarle a manejar sus proyectos y tareas con mayor eficacia.

Tómese su tiempo para aprender las mejores prácticas, crear estrategias de comunicación eficaces y desarrollar habilidades interpersonales como el liderazgo y la resolución de problemas. De este modo, dispondrá de las herramientas necesarias para evaluar mejor, gestionar y resolver los riesgos en sus proyectos.