Reingeniería de procesos empresariales: Su empresa por delante de la competencia
Aprenda a mejorar el rendimiento de su empresa replanteando sus procesos de trabajo.
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Aprenda a mejorar el rendimiento de su empresa replanteando sus procesos de trabajo.
La Reingeniería de Procesos Empresariales (RPE) consiste en identificar los procesos ineficaces o ineficientes y mejorarlos. El objetivo de la BPR es ayudar a las empresas a obtener mejores resultados racionalizando los procesos y eliminando los pasos inútiles. En muchos casos, la BPR puede implicar rediseños radicales de las operaciones centrales de una empresa, como sus procesos de fabricación, ventas o atención al cliente. Los proyectos de BPR pueden ser complejos y difíciles, pero pueden mejorar significativamente la productividad, la calidad y la satisfacción del cliente. La BPR puede ser una poderosa herramienta para lograr ventajas competitivas cuando se aplica correctamente.
A continuación se exponen algunos de los casos de uso más conocidos de la BPR:
Al crear una base de datos en línea que seguía el proceso desde la orden de compra hasta la entrega y luego efectuaba automáticamente el pago, Ford revolucionó la gestión de las cuentas por pagar. La transición a las facturas sin papel eliminó la necesidad de que los empleados dedicaran tiempo a cotejar las órdenes de compra en papel con los documentos y facturas entrantes.
La empresa automovilística redujo en un 75% el número de empleados de su departamento de cuentas a pagar al replantearse el proceso de compra para aprovechar las ventajas de la tecnología.
Duke Power Co. rediseñó sus procedimientos de operaciones con clientes en los años 90 para minimizar gastos y mejorar el servicio al cliente en preparación de la desregulación eléctrica. A pesar de ello, Duke descubrió numerosos cuellos de botella y anomalías tras iniciar la BPR. El personal siguió procedimientos estándar para todos los servicios de atención al cliente, y se adoptaron «cuadros de mando» para que el personal pudiera evaluar cómo afectaban sus esfuerzos a los objetivos financieros de Duke de mayores ingresos y mejor servicio.
IBM redujo el tiempo necesario para aprobar un crédito de una semana o más a horas e incluso minutos estableciendo un equipo de ejecutivos que siguieran el procedimiento de aprobación de créditos de la empresa desde la solicitud hasta la aprobación. Descubrieron que el trabajo real duraba 90 minutos. El resto de los más de siete días pasó de un especialista del departamento a otro.
IBM sustituyó a sus especialistas por «estructuras de acuerdos» que, ayudadas por sistemas expertos, gestionaban el procedimiento de principio a fin.
La BPR repercute significativamente en el rendimiento empresarial al reducir los costes operativos, mejorar la calidad, aumentar la velocidad de entrega e impulsar la productividad de los empleados. Las principales ventajas de la BPR son:
Reducción de costes: la BPR puede ayudar a las empresas a reducir costes racionalizando los procesos y eliminando pasos inútiles. En muchos casos, los proyectos de BPR pueden suponer un importante ahorro de costes.
Aumento de la competitividad: la BPR puede dar a las empresas una ventaja competitiva al mejorar la eficiencia y la calidad de sus procesos.
Aumento de la productividad y la eficiencia: la BPR puede ayudar a las empresas a alcanzar mayores niveles de rendimiento racionalizando los procesos y eliminando los pasos inútiles.
Aumento de la productividad de los empleados: la BPR también puede ayudar a las empresas a aumentar la productividad de los empleados simplificando procesos y eliminando residuos.
Mayor satisfacción del cliente – Al mejorar la eficiencia y la calidad de los procesos, la BPR puede ayudar a las empresas a satisfacer mejor las necesidades y expectativas de los clientes.
Existen varias metodologías de BPR que las empresas pueden utilizar para racionalizar sus procesos. Algunas de las metodologías BPR más populares son:
Michael Hammer desarrolló la metodología de Hammer y Champy y James Champy en su libro de 1993, «Reengineering the Corporation». Esta metodología se centra en identificar y eliminar los pasos que generan despilfarro en un proceso empresarial. El objetivo de esta metodología es ayudar a las empresas a mejorar drásticamente su rendimiento mediante la racionalización de sus operaciones comerciales.
Como explica en su libro «Process Innovation: Reengineering Work Through Information Technology», Thomas Davenport desarrolló la metodología Davenport. Se centra en el uso de las tecnologías de la información para mejorar la eficacia de los procesos empresariales. El objetivo de esta metodología es ayudar a las empresas a mejorar el rendimiento de sus procesos aprovechando el poder de la tecnología.
La metodología de Manganelli y Klein es un enfoque descendente que consiste en identificar los procesos empresariales básicos, rediseñar estos procesos e implantar nuevos diseños de procesos.
El método Kodak es un proceso utilizado en todas las fábricas Kodak del mundo.
Es habitual utilizar los términos Business Process Re-engineering (BPR) y Business Process Improvement (BPI) como sinónimos, pero presentan diferencias significativas. La BPR es un enfoque más radical que trata de identificar y rediseñar los procesos empresariales básicos desde cero. Al mismo tiempo, BPI adopta un enfoque más gradual, tratando de mejorar los procesos existentes paso a paso.
En la mayoría de los casos, la BPR se produce en respuesta a cambios o retos significativos, como un cambio en el panorama competitivo o la introducción de una nueva tecnología. En cambio, el BPI es posible en cualquier momento.
La BPR puede ser costosa y perturbadora, pero también puede dar lugar a mejoras espectaculares del rendimiento. Por otro lado, el BPI suele ser menos costoso y menos perturbador, pero las mejoras tienden a ser más incrementales. Por ello, las empresas deben considerar detenidamente sus necesidades y objetivos antes de decidir qué enfoque adoptar.
Hay varias situaciones en las que la BPR puede ser la mejor opción:
Cuando su empresa se enfrenta a cambios o retos importantes, como la introducción de una nueva tecnología o un cambio en el panorama competitivo
Cuando los métodos tradicionales de mejora de procesos no han logrado los resultados deseados
Cuando quiera conseguir mejoras espectaculares en el rendimiento
Cuando se dispone de los recursos y el compromiso para emprender un proyecto a gran escala
Cuando su organización se esfuerza por seguir el ritmo de la competencia
Como ya se ha mencionado, la BPR puede costar tiempo y dinero y perturbar sus operaciones. Así pues, las empresas deben considerar detenidamente sus necesidades y objetivos antes de decidir si optan o no por la BPR.
Para que la reingeniería de procesos empresariales sea justa, abierta y eficaz, las partes interesadas deben comprender a fondo las principales fases. Aunque el procedimiento puede variar de una empresa a otra, los puntos que figuran a continuación ofrecen una buena visión general de cómo funciona:
Recopilar datos de todas las fuentes posibles, tanto herramientas informáticas como partes interesadas. Hazte una idea de cómo funciona el proceso ahora.
Examine todos los obstáculos y retrasos del proceso para identificarlos. Asegúrese de que las partes interesadas puedan emitir juicios rápidos incluyendo todos los detalles necesarios en cada etapa.
Compruebe si alguna de las etapas es realmente necesaria. Dé un paso sólo destinado a informar a la persona si no es esencial y añada un desencadenante automático de correo electrónico si es necesario.
Cree un nuevo procedimiento para gestionar todas sus incidencias. No tengas miedo de crear un método totalmente nuevo que tenga éxito. Para cada paso del proceso, establezca KPI.
Asegúrese de que todo el mundo conoce el nuevo procedimiento. Ejecute el nuevo método sólo cuando todas las partes interesadas estén de acuerdo y sepan cómo funciona. Vigila de cerca las métricas.
A la hora de elegir una herramienta de reingeniería de procesos empresariales, hay que tener en cuenta algunas características clave:
Busque una plataforma que disponga de funciones de mapeo para obtener una representación visual de las etapas de su flujo de trabajo. También puede identificar a las personas implicadas y cualquier otra circunstancia que pueda surgir.
Busque una herramienta fácil de aprender y que ofrezca a su equipo recursos de formación claros. Un programa básico debe ser fácil de navegar para que todo el mundo pueda ponerse manos a la obra en cuanto esté en marcha.
Las herramientas de BPR deben automatizar la mayor parte posible del proceso para hacerlo más fácil y rápido. Una plataforma sin código es ideal porque no requiere conocimientos de codificación ni habilidades especializadas.
Busque una herramienta que simplifique la generación de formularios, registros y solicitudes digitales que puedan enviarse automáticamente a los departamentos y aprobadores adecuados. Las alertas automáticas también le ayudarán a evitar retrasos, mientras que las funciones automatizadas de mantenimiento de registros garantizan que todos los registros estén actualizados.
Busque una herramienta con un panel de control analítico que muestre el rendimiento del proceso en un formato fácil de entender para que pueda realizar un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo.
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