Entienda qué es una causa raíz , su importancia, los diferentes tipos y métodos, y cómo puede llevarlo a cabo. Descubra cómo puede organizar la formación sobre el análisis de la causa raíz para sus equipos y mejorar sus procesos de ACR.
La definición de análisis de la causa raíz gira en torno al proceso de identificar el origen de un problema y buscar una solución de forma que el problema se trate en su raíz. De este modo, las organizaciones y los profesionales pueden mirar más allá de los síntomas del problema y trabajar sobre la causa real.
El objetivo del análisis de causa raíz es calibrar los retos que debe abordar una organización para racionalizar sus procesos y alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, identificar las causas fundamentales de un problema ayuda a desarrollar estrategias más eficaces para superarlo.
La realización de un análisis de la causa raíz y la aplicación de soluciones adecuadas ayudan a los empresarios a evitar de forma significativa o completa que se repitan problemas e incidentes iguales o similares. De este modo, los empresarios contribuirán a reducir el riesgo de muerte y/o lesiones para los trabajadores, la comunidad o los daños medioambientales. Además, las organizaciones pueden evitar costes innecesarios debidos a la interrupción de la actividad, el aumento de la normativa, las auditorías y la respuesta a emergencias, por nombrar algunos.
También cabe señalar que cuando los empresarios valoran la prevención más que el mero tratamiento de los síntomas superficiales, se puede ganar la confianza del público. Tener un registro sin incidentes puede ser más probable para atraer y retener a los empleados de alto rendimiento, promoviendo aún más una cultura de seguridad.
Remontándose al campo más amplio de la gestión de la calidad total (TQM), el análisis de las causas profundas forma parte de un proceso más general de resolución de problemas y desempeña esencialmente un papel integral en los esfuerzos de mejora continua. Esta metodología fue desarrollada por los fabricantes en la década de 1950 con el objetivo de comprender mejor los acontecimientos industriales.
Hay 3 tipos básicos de causas raíz que pueden tener un impacto potencial en un problema, tales como:
Causas físicas: Pueden surgir debido a problemas con cualquier componente físico de un sistema, como fallos de hardware y mal funcionamiento del equipo
Causas humanas: Puede ocurrir debido a un error humano, causado por la falta de habilidades y conocimientos para realizar una tarea
Causas organizativas: Puede ocurrir cuando las organizaciones utilizan un sistema o proceso defectuoso o insuficiente, en situaciones como dar instrucciones incompletas, tomar decisiones equivocadas y manejar mal al personal y los bienes
El análisis de la causa raíz no es una metodología única. De hecho, hay muchas herramientas, procesos y técnicas diferentes para llevarla a cabo.
Según la Asociación Nacional de Directores de Programas Estatales de Salud Mental, la mayoría de los principios del ACR se clasifican en 5 grandes categorías:
ACR basado en la seguridad: Este proceso se utiliza para examinar e identificar las causas fundamentales de cualquier fallo en la observancia de la seguridad, el análisis de accidentes u otros problemas relacionados con la seguridad y la salud en el trabajo.
ACR basado en la producción: Suele realizarse en el ámbito del control de calidad para la fabricación con el fin de investigar las causas raíz de por qué se producen determinados defectos en el proceso de fabricación o en el producto final.
ACR basado en los procesos: Como continuación del ACR basado en la producción, este enfoque se ha ampliado para incluir los procesos empresariales.
ACR basado en el fallo: Tiene su origen en el concepto de análisis de fallos, que se suele utilizar en ingeniería y mantenimiento.
ACR basado en sistemas: Combinando dos o más métodos de ACR, este enfoque también toma ideas de campos como la gestión del cambio, la gestión de riesgos y el análisis de sistemas.
Proceso de análisis de la causa raíz
Como se muestra en el diagrama anterior, los pasos del análisis de la causa raíz son:
Date cuenta del problema.
Recoger datos.
Determinar los posibles factores causales.
Identificar la causa raíz.
Recomendar y aplicar soluciones.
Repasando cada uno de los pasos en detalle, a continuación se explica cómo se puede realizar el análisis de la causa raíz.
El primer objetivo del ACR es identificar los problemas o defectos, lo que se hace mejor simplemente preguntando: «¿Cuál es el problema?» Al ser capaz de definir el problema, los síntomas y los posibles resultados, se le indicará la dirección correcta sobre cómo debe ir el análisis.
Este paso también es crucial para elaborar un planteamiento específico del problema. Sin ella, podría ser difícil encontrar y crear las mejores recomendaciones y soluciones. Cuando escribas el planteamiento del problema, asegúrate de tener en cuenta estas tres cosas:
cómo describirías el problema;
lo que veas que ocurre;
cuáles son los síntomas específicos.
Recuperar todos los datos relevantes y disponibles sobre el incidente. Recopile e investigue los archivos de documentación, los problemas iniciales encontrados, las medidas preliminares adoptadas, el personal o los equipos implicados y otra información clave que considere beneficiosa para identificar la causa raíz.
Un factor causal, según la definición del Instituto Americano de Ingenieros Químicos, es un factor importante que contribuye de forma imprevista a un acontecimiento negativo o a una situación indeseable. Si se eliminan, los factores causales habrían evitado que se produjera el incidente o habrían reducido sus riesgos y su frecuencia.
Aquí es donde entra el corazón de su análisis. Comienza este paso reconstruyendo una línea de tiempo de los acontecimientos de tal manera que seas capaz de señalar exactamente qué condujo al problema y a otros asuntos que coexisten con el que estás tratando. Este método es crucial para que usted se dé cuenta de los factores causales específicos.
Aquí es donde usted elige cuál de las herramientas de análisis de causa raíz debe utilizar para descubrir las causas raíz de cada factor causal que encontrará. Consulte la siguiente sección para conocer las 5 mejores formas de realizar el análisis de la causa raíz.
Una vez identificada la causa principal, puede recomendar medidas preventivas para garantizar que el problema no se repita. Además, desarrolle un calendario y un plan exhaustivos sobre cómo puede aplicar la solución de manera que todas las partes interesadas estén bien informadas y formadas para una gestión de calidad proactiva.
Lo ideal es utilizar una combinación de varias herramientas y técnicas para llevar a cabo el análisis de la causa raíz en su organización. Estas herramientas se agrupan en las siguientes categorías generales:
Lluvia de ideas
Lógica/Árboles de eventos
Líneas de tiempo
Diagramas de secuencia
Determinación del factor causal
Cuando busque técnicas de análisis de la causa raíz y ejemplos de análisis de la causa raíz, empiece por explorar las más utilizadas y vea si son apropiadas para la situación que pretende abordar.
Se considera el enfoque más sencillo del ACR. Básicamente, este método emplea un solo paso, que se repite una y otra vez. Todo lo que hay que hacer es empezar con un planteamiento del problema y luego preguntar «¿Por qué?» 5 veces, y cada «¿Por qué?» le llevará más cerca de la causa raíz.
¿Cuál es un ejemplo de análisis de la causa raíz utilizando los 5 porqués?
Planteamiento del problema: El calentador de agua eléctrico dejó de funcionar de repente.
¿Por qué se detuvo? Se comprobó que el disyuntor estaba activado.
¿Por qué se ha disparado el disyuntor? El calentador de agua eléctrico estaba a punto de recalentarse.
¿Por qué el calentador de agua eléctrico estaba a punto de sobrecalentarse? Se encontró una acumulación de sedimentos alrededor de los elementos de calefacción.
¿Por qué no se ha revisado y limpiado la máquina? No se realizó la inspección ni la rutina de mantenimiento.
¿Por qué se ha perdido un control rutinario? El miembro del equipo asignado no estaba bien informado sobre el programa.
Descargue una plantilla gratuita de los 5 porqués.
El proceso de Análisis Modal de Fallos y Efectos, o AMFE, es uno de los métodos de análisis de causa raíz más profundos y utiliza preguntas hipotéticas del tipo «¿Qué pasaría si…? La mejor manera de aplicarlo es establecer relaciones de causa y efecto que pretenden describir por qué se producen determinados problemas, incluido el que usted está tratando.
Descargue una plantilla gratuita de AMFE.
Acrónimo de Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar, DMAIC es una estrategia basada en datos de la iniciativa de calidad Six Sigma de una organización que se utiliza en la mejora de procesos. Se compone de pasos relativamente sencillos, cada uno de los cuales tiene como objetivo garantizar los mejores resultados posibles. Como proceso cíclico, el DMAIC incluye los siguientes pasos:
Definir los objetivos del proyecto y los resultados para el cliente
Medir el proceso para evaluar el rendimiento actual y cuantificar el problema
Analizar e identificar las causas de los defectos
Mejorar el proceso eliminando y previniendo los defectos
Controlar el rendimiento futuro del proceso para mantener las estrategias mejoradas
Descargue una plantilla DMAIC gratuita.
Conocido comúnmente como solución de problemas 8D, este método se utiliza en la mejora de productos y procesos. El modelo 8D, esencial para aplicar soluciones estructurales a largo plazo que eviten problemas recurrentes, suele ser utilizado por ingenieros de calidad y profesionales de los sectores de la automoción, la sanidad, el comercio minorista, las finanzas y la fabricación. Aunque esta metodología consta originalmente de 8 etapas o disciplinas, puede perfeccionarse añadiendo una etapa adicional que se destina a la planificación al principio. Por lo tanto, el proceso de resolución de problemas de las 8D tiene este aspecto:
D0: Plan
D1: Formar un equipo
D2: Describir el problema
D3: Desarrollar un plan de contención
D4: Identificar y confirmar las causas fundamentales y los puntos de escape
D5: Verificar las acciones correctivas y las soluciones antes de su aplicación
D6: Definir y llevar a cabo acciones correctivas
D7: Trazar medidas preventivas
D8: Reconocer y felicitar al equipo
Descargue una plantilla de informe 8D gratuita o consulte esta colección de plantillas de informes 8D.
Este método es aplicable a los casos en los que se producen cambios significativos en el rendimiento de un sistema o un proceso. Su objetivo es explorar los cambios realizados en las personas, los equipos y los datos, entre otros, que tienen un impacto relevante en el cambio de rendimiento. En última instancia, esto también ayuda a descubrir estrategias en la gestión de riesgos.
Es posible que esta sea la mejor opción para el análisis de la causa raíz cuando se trate de un gran número de causas posibles.
Aunque varias herramientas de ACR pueden ser utilizadas por una sola persona, es estupendo fomentar la práctica de la colaboración y el trabajo en equipo en una organización pidiendo a los equipos que trabajen juntos para encontrar las causas fundamentales de sus problemas. Por ello, es aconsejable impartir formación sobre el análisis de las causas principales en los esfuerzos de su organización por promover la cultura de la seguridad y un alto nivel de calidad en todos los centros y departamentos.
Con los sistemas de gestión del aprendizaje móvil o LMS como EdApp, puede crear, probar y desplegar cursos móviles para asegurarse de que sus equipos están al día y cumplen con sus estándares en la mejora de procesos.
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Tomemos como ejemplo una empresa que ha notado un aumento en las quejas de los clientes sobre la entrega tardía de sus productos. En lugar de simplemente abordar las quejas individualmente, la empresa decide llevar a cabo un análisis de causa raíz ejemplo. Tras investigar, descubren que el incremento en las demoras no se debe a problemas con los transportistas, sino a un nuevo software de gestión de inventario que no está sincronizando adecuadamente las órdenes de compra con el departamento de envíos. Al identificar y corregir este problema en el software, la empresa puede resolver el problema en su origen y reducir drásticamente las quejas de los clientes sobre entregas tardías.
Encuentre una buena combinación de soluciones y herramientas que pueda utilizar para llevar a cabo un análisis de la causa raíz basado en las necesidades y objetivos de su organización. Una vez que haya identificado qué metodología utilizar, agilice su proceso de ACR utilizando una aplicación digital como Mitti (by SafetyCulture). Además de descargar plantillas gratuitas de análisis de causa raíz, también puede hacer lo siguiente:
Capture y notifique los problemas para tener una mejor visibilidad y trazabilidad, y llegue a la causa raíz de las tendencias en el lugar de trabajo a través de conocimientos y datos relevantes para la mejora continua.
Utiliza la función Heads Up para mantener a todo el mundo informado durante la fase de análisis. No falte nunca a las reuniones del equipo, asegúrese de que se aborda todo el orden del día y recopile los datos adicionales necesarios para agilizar el proceso.
Asigne acciones a los miembros del equipo que se encargan de que el análisis progrese y de que las tareas se asignen correctamente mediante la creación de flujos de trabajo.
Automatice la generación de informes de análisis de causa raíz utilizando listas de comprobación y plantillas inteligentes que puede personalizar en función de las necesidades de RCA de su equipo.
Integre sus herramientas para evaluar todo tipo de datos y supervisar los análisis en un solo lugar.
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