Guía completa para el análisis de procesos

¿Qué es el análisis de procesos?

El análisis de procesos, también conocido como análisis de procesos empresariales (BPA), es un sistema utilizado para repasar y evaluar las actividades actuales en las operaciones empresariales. Se trata de una estrategia detallada de varios pasos, que incluye lo siguiente:

1. Identificar el proceso, dividirlo en pasos manejables y las personas que se encargan de cada paso, 2. Recopilación de datos destacados sobre el proceso, como sus objetivos previstos y los retos que surgieron, 3. Analizar los datos recogidos mediante diagramas visuales para medir su eficacia, y 4. Desarrollar un plan de acción para la mejora, con plazos definidos y recomendaciones sobre recursos.

Beneficios

El análisis de los procesos empresariales es fundamental para el crecimiento de una empresa. Tanto si trabaja como directivo en un conglomerado internacional como si es empresario de una pequeña tienda local, esta estrategia favorecerá su negocio de varias maneras:

• Determine las ineficiencias: dado que éste es el primer paso del proceso, podrá ver qué está causando duplicaciones de trabajo, retrasos y errores manifiestos en su flujo de trabajo.

• Disminución de costes – Las cuestiones antes mencionadas tienen equivalentes monetarios. Aportar las soluciones adecuadas a esos problemas, como la asignación de recursos o la racionalización de procesos, ayudará a su empresa a ahorrar dinero y, con suerte, a ganar más.

• Aumente la moral de la plantilla: los procesos defectuosos pueden resultar frustrantes para sus empleados y disminuir la productividad laboral. Mediante el análisis de procesos, sus empleados pueden recibir formación adicional o mejorar sus horarios de trabajo si es necesario.

• Mejore el compromiso del cliente: los sistemas defectuosos también son una causa de decepción para sus clientes. Corregir problemas como reducir los tiempos de espera o mejorar el servicio al cliente es fundamental para mantener una buena relación con ellos.

Las 5 técnicas más comunes

Las operaciones empresariales suelen incluir una serie de actividades con requisitos específicos del sector. Por eso no existe una forma genérica de analizarlo todo. Existen numerosas técnicas que se utilizan para una tarea determinada, y a continuación se exponen los ejemplos más comunes de análisis de procesos:

Análisis de las diferencias

Esta técnica compara los resultados reales con los previstos. Analizar la diferencia entre ambos resultados ayuda a detectar estrategias fallidas, procesos defectuosos o falta de competencias.

Ejemplos concretos:

• Suele utilizarse tras el lanzamiento de un producto para determinar por qué las ventas no han sido las esperadas inicialmente.

• La dirección del hospital lo utiliza cuando se quedan sin suministros regularmente o en momentos inesperados.

• Mediante esta técnica, las empresas pueden comparar la eficacia de sus operaciones y su rentabilidad con las de sus competidores.

Análisis de la causa raíz

Para entender completamente un problema y encontrar después una solución adecuada, hay que identificar su causa raíz. El análisis de la causa raíz (ACR) pretende descubrir el origen en lugar de limitarse a remediar los síntomas del problema. Obsérvese que el ACR puede utilizarse para los éxitos, no sólo para los fracasos.

Ejemplos concretos:

• Las náuseas y los vómitos son bastante comunes, y se tratan tomando medicamentos sin receta. Pero los médicos saben que no es más que un síntoma causado por numerosas causas, como el embarazo, la migraña, la intoxicación alimentaria, el hipertiroidismo, la meningitis y muchas más. Un diagnóstico y un tratamiento adecuados eliminarán el síntoma.

• Si sus ventas han aumentado en el cuarto trimestre de 2022 en comparación con los números de 2021, es posible que desee utilizar esta técnica para ver los porqués y los cómos para que pueda replicar eso.

Análisis DAFO

DAFO es el acrónimo de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Esta técnica se utiliza para analizar los diferentes aspectos de su empresa, dándole a conocer su estado actual, su potencial futuro y sus tareas.

Ejemplos concretos:

• Los vendedores deben conocer los precios de las materias primas, los precios de la competencia y las tendencias de compra de los clientes para organizar su próximo movimiento.

• El propietario de una pequeña empresa de construcción puede ver si sus carpinteros necesitan formación adicional o si, por el contrario, necesita contratar a trabajadores más experimentados.

Estudio de tiempo y movimiento

Este estudio analiza el tiempo requerido y las acciones necesarias para finalizar una tarea concreta. Tras evaluar la práctica actual, pueden establecerse normas para mejorarla y aumentar la productividad. El resultado debe ser hacer algo menos, pero hacerlo mejor.

Ejemplos concretos:

• Se dice que un trabajador dedica hasta el 30% de su media de horas de trabajo al correo electrónico. Configurar respuestas rutinarias por correo electrónico o utilizar otras aplicaciones puede minimizar el tiempo perdido en esta actividad.

• Se ha comprobado que la multitarea reduce la productividad hasta en un 40%. Aligerar la carga de trabajo de sus empleados y permitirles centrarse en una sola tarea a la vez es más ventajoso.

Mapa del flujo de valor

El mapeo del flujo de valor revisa los distintos pasos en la entrega de un producto o servicio, priorizando lo que un cliente o un consumidor considera «valioso». Es uno de los ejemplos de análisis de procesos más favorecidos porque erradica algo de lo que muchos se quejan: el despilfarro.

Ejemplos concretos:

• Reducir el tiempo de espera de los pacientes entre revisiones y análisis de laboratorio puede considerarse no valioso, y aumentar el tiempo que pasan con sus médicos puede contar como valioso.

• En el sector manufacturero, el exceso de procesamiento puede suponer un derroche excesivo, ya que implica recursos y mano de obra adicionales que pueden no interesar al usuario final.

Herramientas

La herramienta más utilizada para el análisis de procesos es el diagrama de flujo, muy sencillo pero increíblemente eficaz. Muestra el flujo de trabajo básico de una empresa de principio a fin y se puede modificar fácilmente para mejorar los procesos. Existen tipos más complejos, la mayoría derivados del diagrama de flujo. Y cada uno es apropiado para una técnica concreta y un paso específico del proceso:

• Diagrama SIPOC (Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas y Clientes)

• Diagrama de flujo de procesos BPMN (Business Processing Modeling Notation)

• Diagrama del canal de natación

• Diagrama de Ishikawa o de espina de pescado

• Análisis de los 5 porqués

• Análisis del campo de fuerzas

• Diagrama de Pareto

• DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar ) de la metodología Seis Sigma.

• PDCA (Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar)

• DRIVE (Definir, Revisar, Identificar, Verificar y Ejecutar)

• Automatización de procesos empresariales