Entender el método Kaizen Blitz

¿Qué es el Kaizen Blitz?

El kaizen blitz, también conocido como evento kaizen, es un esfuerzo pequeño pero exhaustivo y práctico para identificar áreas de mejora en un proceso empresarial y aplicar rápidamente las soluciones reconocidas de forma eficaz. Al tratarse de un enfoque de mejora de procesos a corto plazo, implica a menos personas, se ejecuta en pocos días, se centra en un área específica y pretende mostrar resultados visibles en un corto periodo de tiempo.

El kaizen blitz sigue el concepto del ciclo de mejora DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) que mejora los procesos empresariales mediante técnicas basadas en datos. Su principal diferencia, sin embargo, es que mientras el ciclo de DMAIC puede durar meses, el kaizen blitz se caracteriza por su corta duración y su rápida aplicación, ya que «blitz» sugiere algo rápido e intenso.

¿Por qué utilizarlo?

Las empresas utilizan el método kaizen blitz para la mejora continua de los procesos y un mejor rendimiento del equipo. La elección de este método, entre otras muchas herramientas, no sólo conduce a mejoras significativas, visibles y mensurables, sino que también ofrece las siguientes ventajas y beneficios clave:

• utiliza herramientas y procesos sencillos

• fomenta la colaboración

• fomenta un alto nivel de compromiso

• destaca la rapidez en la toma de decisiones

• aplica soluciones viables

• ofrece resultados inmediatos

• basa el éxito en los datos y el análisis

Diferencia entre Kaizen y Kaizen Blitz

Kaizen es un término japonés que significa «cambio a mejor», «mejora continua» o simplemente «mejora». Se trata de una filosofía empresarial muy extendida, diseñada para mejorar las operaciones y los procesos internos. Blitz, por su parte, es un término que proviene de la palabra alemana «blitzkrieg», que significa «ataque repentino y concertado» o «fuerza intensiva abrumadora».

Desde el punto de vista empresarial, el bombardeo kaizen puede definirse, por tanto, como un esfuerzo intensivo y repentino para desmantelar un proceso, analizar sus puntos débiles y reconstruirlo para formar algo mejor. Pero, ¿cuál es su principal diferencia con el método kaizen?

Las empresas implementan el kaizen de forma incremental a mayor escala, implica varios otros principios y a menudo puede pasar un tiempo antes de que la iniciativa alcance un resultado significativo. El kaizen blitz, por otro lado, es un «evento» rápido que aplica el concepto de kaizen para resolver un problema específico, al mismo tiempo que busca una solución tangible en un corto período de tiempo.

Etapas

La campaña kaizen se divide en tres grandes etapas y cada una de ellas implica otros muchos pasos y actividades que contribuyen a la conclusión satisfactoria del proyecto. Conozca más sobre las etapas y pasos del kaizen blitz en lo siguiente:

Etapas del Kaizen Blitz | Mitti (by SafetyCulture)

1. Preparación

Esta etapa también se denomina preparación previa al kaizen y suele durar entre 14 y 45 días. En la preparación se exponen e identifican las cuestiones y los problemas que requieren atención inmediata. Aparte de eso, también incluye los siguientes pasos:

• Identificar un patrocinador o patrocinadores de la alta dirección

• Definir el alcance del problema/proceso a tratar

• Establecer objetivos SMART -específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos- e identificar los límites.

• Seleccionar al jefe de equipo y a los miembros del equipo y organizar una reunión

• Recoger los datos y la información disponible relevante para el problema

2. Evento Kaizen

Como su nombre indica, esta etapa es el verdadero bombardeo kaizen, en el que los miembros del equipo y las partes interesadas se reúnen para centrarse y mejorar determinados procesos empresariales. Esta etapa puede durar entre 2 y 10 días de media y requiere que realices las siguientes actividades:

• Formar a los miembros en el proceso de bombardeo

• Revisar la situación actual

• Identificar las cuestiones clave (frente a los objetivos)

• Recopilar y analizar datos (comprometerse con los clientes y las partes interesadas)

• Desarrollar soluciones viables y de gran impacto

• Validar y aplicar soluciones

• Elaborar un resumen del análisis

• Preparar un plan de aplicación continua

• Presentar recomendaciones y obtener la aprobación de los patrocinadores y otras partes interesadas

3. Aplicación

También denominada a veces Seguimiento, la Implantación es la fase relámpago que sigue al evento kaizen. Esta etapa puede durar entre 0 y 60 días, dependiendo de la complejidad del proyecto, e incluye las siguientes actividades:

• Seguir aplicando las soluciones para la mejora continua

• Coordinar los cambios en los procesos con las partes interesadas y con todos los empleados

• Medir el éxito y los beneficios del proyecto

• Presentar los logros del proyecto a los patrocinadores o a la alta dirección

Elementos para el éxito de la aplicación del Kaizen Blitz

La medición del éxito puede variar en función del problema identificado y de las técnicas utilizadas, pero un proyecto relámpago kaizen de éxito debería incluir, por lo general, lo siguiente

Cuestión crítica

El problema a tratar debe ser un asunto que todos los implicados consideren crítico y, por tanto, debe ser prioritario. De este modo, sería más fácil formar un sólido equipo de kaizen blitz y conseguir que todo el mundo se sume al proyecto.

Enfoque centrado

Garantizar un método y un análisis basados en los datos para que el equipo pueda aportar soluciones prácticas. Utilice una matriz de priorización para ayudar a identificar qué ideas del equipo pueden dar los resultados más adecuados y eficaces.

Para un enfoque más orientado a los datos, también se pueden utilizar herramientas de resolución de problemas como el análisis de la causa raíz, los 5 porqués y el 5W1H o un enfoque práctico de aplicación del Gemba Walk.

Equipo multifuncional

Dado que el blitz es una iniciativa a corto plazo, forme un equipo con funciones específicas que pueda realizar sus tareas de forma eficiente. Los objetivos, los límites y las limitaciones también deben estar claros para que todas las personas implicadas sepan cuál es la mejor manera de contribuir a alcanzar los objetivos compartidos.

Participación de los responsables de la toma de decisiones

La participación activa de la alta dirección no sólo eleva la moral del equipo, sino que también les capacita para emprender acciones y tomar decisiones. La perspectiva constante de los responsables de la toma de decisiones a medida que avanza el evento también ayuda a garantizar un resultado progresivo.

Además de los elementos mencionados, las empresas y los equipos que practican el método kaizen blitz también pueden hacer uso de las nuevas tecnologías para garantizar la mejora continua de los procesos.