¿Qué es el control de materia prima?
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La calidad de las materias primas utilizadas en la elaboración de nuestros productos influyen de manera significativa tanto en la calidad como en la eficiencia en su elaboración.
En términos de calidad, la materia prima muchas veces asegura que el producto final tenga mejor rendimiento, mayores estándares nutritivos, o mayor salubridad. Si hablamos de eficiencia, las materias primas de más alta calidad muchas veces reducen las pérdidas en términos de recursos descartados, o incluso hacen que los procesos consuman menos tiempo o recursos.
Todo esto se traduce en un incremento en las tasas de retorno, satisfacción del consumidor, y estándares de calidad que incluso tiene como consecuencia una mayor apertura a nuevos mercados y competitividad.
Este control se hace posible con la aparición de mejores tecnologías de rastreo y recopilación de datos para lograr cada vez mayores niveles de gestión de materias primas.
El control de la materia prima puede ser englobado por el conjunto de procesos que implementa una organización al momento de establecer sus indicadores de productividad. En específico, el control de materiales recolecta y analiza cada factor que interviene en la adquisición de materias primas, así como su almacenamiento, movilización, procesamiento, y destino final, dentro de una organización.
Para ello, hay que diferenciar entre materias primas directas e indirectas.
Las materias primas directas son las que pasan a formar parte del producto finalizado. Estas impactan directamente la calidad del producto final al ser incorporados a cada producto. Las materias primas directas son imprescindibles y tienen un impacto proporcional en el coste de producción.
Las materias primas indirectas son aquellas que no estarán incluidas en el producto final. También son llamadas consumibles, y son aquellos que prestan un servicio al proceso productivo sin llegar a formar parte del producto final. En muchos casos, son los suministros involucrados indirectamente o insumos cuyo costo no puede ser medido a través del costo del producto final.
Como podemos ver, esta separación requiere diferentes formas de contabilizar los materiales para poder llevar un control eficiente del proceso productivo en todas sus etapas.
Según el tamaño de una organización, la inversión en materias primas puede llegar a representar cuantiosas inversiones que serán luego convertidas en retornos con cierto margen de ganancia. Un proceso de contabilización de materiales eficiente tenderá a incrementar estos márgenes de ganancia de manera significativa.
Para ello se toman en cuenta al menos dos factores:
Los departamentos de compras pueden perseguir diferentes fines dependiendo de la organización y naturaleza de sus operaciones. Sin embargo, un denominador común es la adquisición de materias primas directas e indirectas en las cantidades necesarias para garantizar que no se interrumpan los procesos productivos.
El alcance de un departamento de compras puede permitirle tomar decisiones que afecten la calidad y precio de las materias primas, la entrega oportuna de los materiales y recepción por parte de cada departamento o equipo, y la mantención de canales de información para poner al día al personal relevante en cada área.
El departamento de compras sigue siempre un proceso que permite el seguimiento y trazabilidad de cada proceso de adquisición. Primero, recibe las solicitudes de compra hechas por áreas que presenten una carencia de materiales o suministros. Luego emite una orden de compra que indica las condiciones de entrega y pago de los materiales. Al momento de recibir los materiales se realiza una inspección de la materia prima para tener la seguridad de que los materiales cumplen con los especificado en la orden de compra, y emitir un informe de recepción. Por último, se envía una factura para formalizar la venta y cerrar el proceso de compra.
En el uso de materiales se encierran los procesos desarrollados internamente dentro de la organización en los cuales se transforman los materiales en los productos finalizados. El proceso comienza desde la zona de almacenaje, donde el personal encargado de la custodia autoriza el egreso de materiales hacia los diferentes departamentos, y deja un registro de todos los ingresos o devoluciones de materiales.
Si bien todo proceso de control y recolección de datos implica una inversión en términos de recursos, el control de materias primas trae beneficios que se traducen en un incremento en la calidad y un aumento de la eficiencia del proceso productivo.
Algunos proveedores podrían entregar materias primas que varían en calidad, tamaño, concentración, u otros factores físicos cuantificables. Incluso si la calidad de la materia es buena, cualquier variación física va a afectar el proceso de producción y tendrá un impacto en el producto final. Un control de materias primas permite realizar tests adecuados con perfiles de pureza o calidad según la naturaleza de los materiales. Se deben tener en cuenta test físicos y químicos que permitan determinar oportunamente si la materia prima recibida es adecuada.
Esto evita la costosa pérdida de lotes producidos, o la pérdida de confianza entre sus clientes.
Mantener un control de materias primas ayuda a sostener proyecciones realistas en cuanto a la cadena de suministros y las existencias en almacén.
Un exceso de existencias causado por un sobre optimismo en las proyecciones de ventas, o por cálculos basados en data obsoleta, podría sobrepasar los límites de seguridad de las instalaciones y causar embotellamientos o accidentes. Por otro lado, la escasez de productos causada por un retraso en el abastecimiento o por un exceso de demanda de productos, podría representar elevados costos debido a una parada en la producción.
Para asegurarse que su organización tiene las herramientas necesarias para hacer un control de materias primas efectivo, necesita implementar sistemas efectivos que permitan medir indicadores de producción y hacer seguimiento en tiempo real de toda la cadena de suministros. Mitti (by SafetyCulture) es la solución más potente en el mercado cuando se trata de un control efectivo de la materia prima e indicadores de productividad. Nuestras herramientas permiten digitalizar sus procesos y obtener la capacidad de implementar mejoras continuas en todos los niveles de su organización.
El sistema Mitti (by SafetyCulture) también permite la integración con otras herramientas de manera ágil y sin contratiempos, volviéndose parte del ecosistema organizacional de manera totalmente orgánica. Mitti (by SafetyCulture) ayuda a las organizaciones a rastrear y monitorear métricas clave y garantizar un control de materias primas que permita cumplir con los objetivos organizacionales y satisfaga sus necesidades comerciales. Con Mitti (by SafetyCulture) puede:
Conectar herramientas existentes y optimizar sus procesos a través de la integración.
Estandarizar los registros de auditoría en todos los ámbitos.
Documentar los procesos internos en detalle con archivos adjuntos de fotos y videos.
Generar y compartir informes de auditoría en Web, PDF y otros formatos.
Programar auditorías con anticipación usando las herramientas integradas de automatización del flujo.
Supervisar el rendimiento general de la organización y detectar las deficiencias recurrentes a través del panel de análisis.
